Financieel management. Wat kan OpenIMS voor u betekenen?

Digitaal verwerken van inkomende papieren facturen.

Om de dagelijkse stroom aan binnenkomende facturen te stroomlijnen kan een Document Management systeem uitkomst bieden. Inkomende facturen worden als eerste gescand en van de juiste meta informatie voorzien. Denk aan leveranciergegevens, factuurnummer, (totaal) bedragen, vervaldatum en dergelijke.

Hierna kan een factuur, bij voorkeur in de vorm van PDF, worden doorgestuurd naar de (budget)verantwoordelijke(n) voor controle en eventuele aanvulling van de meta informatie met bijvoorbeeld een budget- of projectnummer waarbij de factuur tevens in het bijbehorende (project)dossier kan worden gearchiveerd. Hierna kan deze voor een laatste controle en toetsing aan de financiële administratie beschikbaar worden gesteld waarna deze op een bepaalde datum betaalbaar kan worden gesteld.

Dit alles kan binnen één of meerdere werkstromen worden gerealiseerd waarbij er per processtap rappel en notificatie kan worden ingesteld. Daardoor is altijd direct duidelijk waar en in welke status een factuur zich bevind. Omdat alle handelingen met een factuur door het systeem worden gelogd is ook altijd duidelijk wie wanneer welke handeling met de factuur heeft uitgevoerd.

Factuurherkenning

Indien u grote hoeveelheden facturen per maand ontvangt kan factuurherkenning een interessant optie zijn. Op basis van factuurherkenning kunnen basale factuur gegevens vanaf een ingescand document aan OpenIMS voor verwerking worden aangeboden. U kunt hierbij denken aan BTWnummer, BTW bedrag, totaal bedrag, factuurnummer en dergelijke.
Met de komst van Netwerk scanners, zoals moderne copiers (MFP's) is namelijk het gemak om te scannen toegenomen. Hierdoor groeit de behoefte om automatisch de documentstroom te reguleren. Zo neemt ook vraag naar doorzoekbare PDF bestanden, Word documenten en meer specifiek PDF/A en beveiliging toe. Hierbij staat gebruikersvriendelijkheid hoog in het vaandel.

ABBYY Flexicapture is in combinatie met OpenIMS DMS dé oplossing voor de actuele vraag om MFP scans naar documenten te structureren. Met ABBYY is het mogelijk om documenten te combineren op basis van een barcode, tekst of een combinatie van beide. Als deze kenmerken maar ergens op het document voorkomen.

De individuele gebruiker of afdeling kan verschillende profielen met persoonlijke voorkeuren hebben. Zo kunnen verschillende soorten documenten op hun eigen wijze gecombineerd en geconverteerd worden. Facturen, vrachtbrieven, contracten en andere documenten krijgen hun bij dit document behorende bestandsnaam en bestandsformaat. Niet alleen dat, door de flexibele opzet kunnen documenten via ABBYY eenvoudig aan OpenIMS voor opslag en afhandeling (routering en fiattering) worden aangeboden. 

Afbeelding: proces van het scannen, herkennen en verwerken op hoofdlijnen.

Factuur archivering

Naast het vastleggen van inkomende facturen kunt u ook de uitgaande facturen bijvoorbeeld per klant in het DMS vastleggen zodat uw medewerkers naast alle project of product documentatie ook de verzonden facturen kunnen raadplegen om een project of opdracht goed te begeleiden.

Digitale factuur distributie

De facturen in het Document Management systeem kunt u ook beschikbaar stellen via een portaal waarop uw klanten of leden kunnen inloggen om zo de aan hen op papier toegesturude factueren tevens digitaal te kunnen raadplegen. Eventueel kan OpenIMS ook worden ingezet voor het digitaal verzenden en goed of afkeuren van deze facturen.

Belastingdienst

Als u een accountsverklaring aan de belastingdienst kunt overhandigen, waarin deze aangeeft dat deze uw procedures met betrekking tot het digitaliseren van de papieren facturen gecontroleerd en goed bevonden zijn, kunt u de papieren facturen na het scannen direct vernietigen; dat scheelt heel wat papieren archief!. Wij kunnen u ondersteunen bij het formaliseren van deze procedure.

Maatwerk

Voor het automatisch herkennen van alle gegevens op papieren facturen is echter geen defacto standaard oplossing voorhanden. Oorzaak hiervan is dat iedere factuur een eigen factuurindeling voor korting, vrachtkosten etc. heeft.  Dit maakt de herkenning en eventuele validatie van de afzonderlijke onderdelen op de factuur complex. Toch heeft ABBYY een standaard factuur module (FreeForm) die goede resultaten geeft en de belangrijkste gegevens op een factuur standaard herkend.

• Vanuit een stabiele basis is vooral snel resultaat op standaard velden haalbaar.
• Ook digitale facturen (zoals EDI, XML) vinden hun weg via ABBYY!
• Facturen of documenten die niet goed zijn herkend kunnen (half)automatisch verwerkt worden.
• Klant specifiek wordt ABBYY Flexicapture ingezet. Deze oplossingen zijn goed schaalbaar naar iedere specifieke bedrijfsomgeving. 

Meer informatie treft u aan in onderstaande PDF documenten.

Factuurverwerking met OpenIMS